Il flusso di comunicazione dell'ospite via WhatsApp
Un flusso ottimale per un hotel comprende cinque touchpoint: conferma immediata della prenotazione (automatica dal PMS), messaggio di benvenuto 7 giorni prima dell'arrivo, comunicazione pre-arrivo 24 ore prima con istruzioni di check-in, messaggio di check-out il giorno della partenza con riepilogo soggiorno, e richiesta di recensione 24 ore dopo il checkout.
Il messaggio di benvenuto a 7 giorni e il momento ideale per l'upsell: presenta upgrade di camera, pacchetti spa, cena gourmet o tour locali con pulsanti di risposta rapida per prenotare. Gli ospiti sono in modalita 'eccitazione pre-vacanza' e la propensione alla spesa aggiuntiva e alta.
Il messaggio pre-arrivo a 24 ore include le informazioni operative piu utili: orario di check-in, indirizzo con link Google Maps, istruzioni per il parcheggio o il trasporto pubblico, contatto della reception. Riduce le chiamate alla reception del 30%.
Integrazione con i PMS alberghieri
I principali PMS alberghieri (Opera, Protel, Cloudbeds, Booking Suite) supportano integrazioni via API o webhook. L'evento di nuova prenotazione nel PMS trigghera automaticamente il flusso di comunicazione WhatsApp via Chat API.
Per i PMS senza API native, l'alternativa e una sincronizzazione via file o una soluzione no-code con Zapier che legge i nuovi record nel PMS e chiama Chat API per ogni nuova prenotazione.
Una funzionalita particolarmente utile per gli hotel e la gestione delle prenotazioni last-minute: quando una stanza viene liberata per cancellazione, un messaggio automatico alla lista clienti che avevano cercato quella data offre la disponibilita con un link diretto alla prenotazione.
Caso studio: Hotel Alcide con Chat API
Hotel Alcide, cliente di Chat API by Roxpay, ha implementato il flusso di comunicazione pre-arrivo riducendo le chiamate alla reception e aumentando le prenotazioni di servizi aggiuntivi tramite upsell via WhatsApp. Il canale ha sostituito le comunicazioni email pre-arrivo con tassi di lettura significativamente superiori.
Template di upsell per strutture ricettive
Il template di upsell piu efficace per gli hotel include una foto del servizio proposto (camera superiore, vista mare, suite), una descrizione concisa del vantaggio e il differenziale di prezzo rispetto alla prenotazione originale. 'Upgrade la tua camera a una Junior Suite con vista mare a soli 30 euro in piu a notte' ottiene tassi di conversione tra il 8% e il 15%.
Per gli upsell di servizi (spa, ristorante, escursioni), usa i pulsanti interattivi di WhatsApp per raccogliere la prenotazione direttamente nel messaggio senza reindirizzare il cliente a una pagina esterna. Ogni passaggio aggiuntivo riduce il tasso di conversione.
